Aktualizacja oceny ryzyka zawodowego - Karta aktualizacji

Kiedy trzeba zaktualizować ocenę ryzyka zawodowego

Ocenę ryzyka zawodowego weryfikuje się wtedy, gdy zmieniają się warunki, na podstawie których ją sporządzono. W praktyce sprowadza się to do kilku powtarzalnych sytuacji:

• wypadek przy pracy, którego okoliczności wskazały na potrzebę ponownej analizy zagrożeń,
• zmiana technologii, maszyn lub urządzeń na stanowisku,
• zmiana organizacji pracy, zakresu czynności lub warunków pracy,
• przegląd okresowy oceny,
• zmiana przepisów lub innych wymagań mających zastosowanie do stanowiska,
• inne okoliczności wpływające na aktualność oceny.

Niezależnie od tych zdarzeń zaleca się okresowy przegląd oceny co trzy lata, a przy zagrożeniu zranieniem ostrym narzędziem lub ekspozycją na krew i inne potencjalnie zakaźne materiały biologiczne - nie rzadziej niż co dwa lata.

Żadna z tych sytuacji nie oznacza automatycznie, że trzeba sporządzić nową, pełną ocenę. Jeżeli zmiana dotyczy wybranego zakresu, wystarczy udokumentować ten zakres - a pozostała część dotychczasowej oceny zachowuje swoją aktualność.

Czym jest Karta aktualizacji

Karta aktualizacji to krótki dokument uzupełniający do istniejącej Oceny Ryzyka Zawodowego. Powołuje się na pierwotną ocenę, podaje powód aktualizacji, wymienia wyłącznie to, co się zmieniło, i ma własną datę zatwierdzenia. Pozostała część dotychczasowej oceny pozostaje obowiązująca - i dokładnie taką informację Karta zawiera w swojej treści.

Najważniejsza zasada, na której oparliśmy tę funkcję: pierwotna ocena nigdy nie jest modyfikowana. Aktualizacja powstaje jako pełna, niezależna kopia dokumentu, powiązana z wydaniem, które aktualizuje. Dzięki temu w każdej chwili możesz wrócić do dokumentu w brzmieniu, w jakim faktycznie obowiązywał w danym okresie - co przy kontroli potrafi mieć duże znaczenie.

Jak utworzyć aktualizację w iRyzyko

Na stronie oceny ryzyka, którą chcesz zaktualizować, zobaczysz pomarańczowy komunikat „Wprowadzono zmiany na stanowisku?” wraz z przyciskiem Zaktualizuj. Tę samą akcję znajdziesz na liście formularzy, pod ikoną odświeżania na karcie dokumentu.

Po kliknięciu podajesz nazwę roboczą nowej wersji oraz numer wydania. iRyzyko podpowiada kolejny numer w łańcuchu - pierwotna ocena ma zwykle wydanie 1, a jej kolejne aktualizacje 1.1, 1.2 i tak dalej. Aplikacja pilnuje, żeby numer nie powtórzył się w obrębie tego samego dokumentu.

Nowa wersja powstaje jako kompletna kopia poprzedniej: opis stanowiska, wszystkie zagrożenia, zespół oceniający, logo firmy. Nie musisz niczego przepisywać.

Aplikacja sama pokazuje, co się zmieniło

Aktualizacja otwiera się w formularzu z dwiema zakładkami. W zakładce Formularz pracujesz dokładnie tak, jak w zwykłej ocenie ryzyka - poprawiasz opis stanowiska, dopisujesz nowe zagrożenia, zmieniasz środki profilaktyczne czy punktację ryzyka.

Tu pojawia się rzecz, która najbardziej oszczędza czas: iRyzyko na bieżąco porównuje Twoje zmiany z poprzednim wydaniem. Każde pole, które różni się od wersji poprzedniej, dostaje pomarańczowe oznaczenie i etykietę „Zmienione”. Nie musisz pamiętać, co dokładnie poprawiłeś dwie godziny wcześniej - dokument sam Ci to pokaże.

Wybór zakresu aktualizacji

W zakładce Karta aktualizacji decydujesz, co faktycznie znajdzie się w wydrukowanym dokumencie. To świadomie ręczny wybór, a nie automatyczny wykaz różnic - o tym, co jest istotną zmianą wymagającą udokumentowania, decyduje specjalista BHP, nie algorytm.

Aplikacja jedynie podpowiada: pola, które faktycznie się zmieniły, są oznaczane i wstępnie zaznaczane, a przy każdym z nich zobaczysz pełne porównanie „było → jest” - starą i nową treść obok siebie, bez skracania. Przy zmienionych zagrożeniach porównanie schodzi poziom niżej i pokazuje osobno Źródło, Skutek i Profilaktykę, a jeśli zmieniła się wyłącznie punktacja, dopisuje krótką adnotację, że ryzyko zostało przeszacowane.

Ostatnie słowo należy do Ciebie: możesz odznaczyć zmianę, którą uznasz za nieistotną, i zaznaczyć pozycję, której aplikacja nie wychwyciła. Do wyboru masz:

• pola opisu stanowiska: wykonywane czynności, maszyny i narzędzia, materiały, substancje chemiczne, stosowane ŚOI,
• ilość pracowników, metodę oceny ryzyka oraz dane osoby opracowującej,
• pola dodatkowe: instrukcje i procedury bhp, wypadki przy pracy, choroby zawodowe, uwagi, wnioski,
• konkretne zagrożenia z listy.

Opcjonalnie możesz dopisać uzasadnienie wyjaśniające, dlaczego pozostałe zagrożenia pominięto w zakresie aktualizacji.

Powód aktualizacji i data zatwierdzenia

To dwa pola obowiązkowe. Powód wybierasz z listy przygotowanej wspólnie ze specjalistą BHP: wypadek przy pracy, zmiana technologii, maszyn lub urządzeń, zmiana organizacji pracy, przegląd okresowy, zmiana przepisów albo inne, z własnym opisem.

Do każdego powodu przypisany jest gotowy, rozbudowany opis, który trafia do dokumentu PDF pod wybraną nazwą, więc nie musisz formułować uzasadnienia od zera. Data zatwierdzenia jest własną datą Karty aktualizacji, niezależną od daty pierwotnej oceny, i to ona pojawia się na stronie tytułowej dokumentu.

Co zawiera gotowy dokument PDF

Karta aktualizacji generuje się jako osobny plik PDF, niezależny od pełnej oceny ryzyka. Zawiera:

• stronę tytułową z nagłówkiem „Karta aktualizacji Oceny Ryzyka Zawodowego na stanowisku pracy”, nazwą stanowiska, logo i danymi firmy, datą zatwierdzenia aktualizacji oraz datą następnej oceny,
• wstęp wskazujący ocenę, której Karta dotyczy, wraz z zastrzeżeniem, że w pozostałym zakresie dotychczasowa ocena pozostaje obowiązująca,
• powód aktualizacji wraz z jego pełnym opisem,
• zespół oceniający i daty,
• zmienione pola w wybranym przez Ciebie zakresie,
• uzasadnienie, jeśli je dodałeś,
• tabelę wybranych zagrożeń,
• listę osób zapoznanych z aktualizacją wraz z osobnym oświadczeniem pracownika, dostosowanym treścią do aktualizacji, a nie do pełnej oceny.

Numeracja punktów dopasowuje się do zawartości. Jeżeli aktualizacja dotyczy wyłącznie przedłużenia terminu następnej oceny i nie obejmuje żadnych zmienionych pól ani zagrożeń, dokument nie zostawia pustych, przeskoczonych numerów. Taka minimalna Karta - sam powód, zespół i daty - jest w pełni poprawna.

Porządek w wersjach dokumentu

Funkcja zmienia też sposób, w jaki iRyzyko pokazuje dokumenty mające historię wydań:

• Na liście formularzy cały łańcuch wersji zajmuje jedną pozycję. Pod przyciskiem Pokaż aktualizacje rozwiniesz wszystkie kolejne wydania, a każde z nich ma widoczną plakietkę wyd. 1.1, wyd. 1.2 i tak dalej. Wyszukiwarka działa również po nazwach aktualizacji.
• Zastąpione wydanie otwiera się w trybie tylko do odczytu, z przełącznikiem między podglądem pełnego formularza a Kartą aktualizacji. Jeżeli musisz poprawić w nim literówkę, zaznaczasz „Chcę mimo to edytować” i formularz się odblokowuje.
• Nie da się usunąć dokumentu, do którego wydano aktualizację. Historia rozmontowuje się od najnowszego wydania, więc łańcuch nie zostanie przerwany w środku.
• Oś czasu pokazuje wyłącznie najnowsze wydania. Termin następnej oceny wynika z ostatniej obowiązującej wersji, więc starsze wydania nie dublują wpisów w terminarzu.

Dostępność

Tworzenie Kart aktualizacji dostępne jest w płatnym planie iRyzyko. Użytkownicy pozostałych planów widzą przycisk Zaktualizuj w stanie nieaktywnym wraz z informacją o ograniczeniu.

Ograniczenie dotyczy wyłącznie tworzenia nowej aktualizacji. Karta wydana w okresie aktywnej subskrypcji pozostaje w pełni edytowalna i możliwa do pobrania także po jej zakończeniu - raz wystawiony dokument nigdy nie przestaje być dla Ciebie dostępny.

Najczęściej zadawane pytania