Udostępnianie oceny ryzyka zawodowego

Czym jest udostępnianie formularza

Udostępnianie nie dodaje nikogo do Twojego konta iRyzyko i nie tworzy dla recenzenta osobnego loginu. Zamiast tego generujesz dla wybranego formularza adres w postaci linku oraz ustawiasz do niego hasło. Kto poda oba - właściwy link i właściwe hasło - dostaje dostęp do tego jednego formularza, bez rejestracji i bez logowania.

To rozwiązanie dla sytuacji, w których dokument musi przejść przez ręce kogoś spoza Twojego konta: przedstawiciela pracowników, kierownika działu, który zna szczegóły stanowiska lepiej niż Ty, zewnętrznego konsultanta BHP, klienta, który zlecił ocenę ryzyka, albo audytora sprawdzającego dokumentację - bez przesyłania kolejnych wersji pliku mailem.

Jak udostępnić formularz

Na liście formularzy każda karta dokumentu ma rząd ikon akcji, a wśród nich ikonę Udostępnij formularz.

Otwiera się okno z jednym wymaganym polem: hasłem dostępu, minimum 6 znaków. Sam link generuje aplikacja - nie ustawiasz go ręcznie. Pod polem znajduje się wyraźne ostrzeżenie: dokument będzie dostępny dla każdego, kto pozna link i hasło, a osoby z dostępem mogą trwale zmienić jego treść, więc przed udostępnieniem warto zrobić kopię dokumentu.

Po kliknięciu Udostępnij dostajesz gotowy link z przyciskiem Kopiuj. Hasło nie jest jego częścią - to dwa osobne sekrety, oba trzeba przekazać recenzentowi osobno (np. link mailem, hasło telefonicznie czy SMS-em), bo sam link bez hasła nikogo do dokumentu nie wpuści.

Co widzi i może zrobić osoba, która otworzy link

Ten fragment opisujemy precyzyjnie, bo to jest sedno funkcji. Recenzent otwiera link, nie loguje się, tylko wpisuje hasło. Błędne hasło kończy się komunikatem „Nieprawidłowe hasło lub formularz nie istnieje” - bez podpowiedzi, które z dwóch jest złe. Poprawne hasło aplikacja zapamiętuje lokalnie w tej przeglądarce, więc przy kolejnej wizycie pod tym samym linkiem nie trzeba go wpisywać ponownie na tym samym urządzeniu.

Po zalogowaniu recenzent widzi baner „Ten dokument jest udostępniony” z informacją, że wszystkie wprowadzone tu zmiany będą widoczne w oryginalnym dokumencie w Twoim koncie iRyzyko. To zdanie jest dosłowne, nie marketingowe: formularz otwarty z linku to ten sam wiersz w bazie danych, nie jego kopia ani migawka. Zapis wykonany przez recenzenta zapisuje się w Twoim dokumencie, tak jakbyś zrobił go Ty.

Zakres edycji jest szeroki, ale nie pełny. Recenzent może zmieniać dane firmy i daty oceny, sekcję podstaw prawnych, skład zespołu oceniającego, opis stanowiska pracy oraz listę zagrożeń - dodawać, edytować i usuwać pozycje ręcznie, tym samym oknem, którego używasz Ty, wraz z wyborem metody oceny ryzyka i punktacją.

• Nie może wgrać ani zmienić logo firmy - przycisk dodawania obrazu jest w tym widoku ukryty.
• Nie ma dostępu do żadnego z przycisków generowania sztuczną inteligencją: opisu stanowiska pracy, listy zagrożeń, zagrożeń biologicznych ani odczytu karty charakterystyki - wszystkie są w tym widoku niedostępne, niezależnie od planu, na którym jest Twoje konto.
• Nie może wystawić Karty aktualizacji ani samodzielnie cofnąć czy zmienić hasła dostępu do formularza - te działania zostają wyłącznie po Twojej stronie.

Zapis odbywa się tym samym przyciskiem Zapisz, którego używasz Ty. Nieudany zapis pokazuje błąd zamiast po cichu porzucać wprowadzone zmiany - recenzent wie, że musi spróbować ponownie, zamiast stracić pracę bez ostrzeżenia.

Zmiany recenzenta trafiają do dokumentu w momencie zapisu, ale Twoja otwarta karta aplikacji nie odświeża się sama. Jeśli patrzysz na formularz w trakcie recenzji, przeładuj stronę - dopiero wtedy zobaczysz wersję z poprawkami.

Podgląd PDF ze znakiem wodnym Wersja Podglądowa

Pod formularzem recenzent widzi na żywo aktualizowany podgląd PDF dokumentu, z ukośnym znakiem wodnym „Wersja Podglądowa” powtórzonym na każdej stronie.

To inny znak wodny niż ten, który w darmowym planie iRyzyko widzi właściciel konta na swoim własnym dokumencie („WERSJA PRÓBNA · iRyzyko.pl”, zachęcający do przejścia na płatny plan). Znak „Wersja Podglądowa” nie ma nic wspólnego z planem subskrypcji - pojawia się zawsze w widoku udostępnionym, także wtedy, gdy właściciel konta korzysta z płatnego planu, bo oznacza, że to widok współpracy nad dokumentem, a nie jego finalna, gotowa do pobrania wersja.

Czysty, gotowy dokument - z ewentualnymi zmianami wprowadzonymi przez recenzenta - pobierasz później ze swojego konta, na zwykłych zasadach swojego planu.

Dostępność

Udostępnianie formularza jest dostępne w każdym planie iRyzyko, także darmowym. W przeciwieństwie do generowania zagrożeń biologicznych, odczytu kart charakterystyki czy Karty aktualizacji, ta funkcja nie jest ograniczona do płatnego planu - nie zobaczysz tu ani kłódki, ani informacji o ograniczeniu.

Zmiana hasła i cofnięcie dostępu

Hasło ustawiasz raz i aplikacja nigdy go później nie pokazuje - okno ostrzega o tym wprost: „Ustaw i zapamiętaj hasło - nie będzie ono ponownie wyświetlone”. Warto zapisać je u siebie od razu. Po ponownym otwarciu okna dla już udostępnionego formularza zobaczysz link z przyciskiem Kopiuj i puste pole na nowe hasło - dotychczasowego nie da się odczytać, więc zapomnianego hasła się nie odzyskuje, tylko zastępuje nowym.

Dopóki formularz jest udostępniony, to samo okno pozwala zmienić hasło - dotychczasowe przestaje wtedy działać natychmiast, więc nowe hasło trzeba ponownie przekazać recenzentowi. Aplikacja nie wysyła mu żadnego powiadomienia o zmianie.

Przycisk Przestań udostępniać usuwa hasło i zamyka dostęp całkowicie - link przestaje działać dla każdego, także dla kogoś, kto zna poprzednie hasło. Udostępnienie nie ma terminu ważności ani automatycznego wygaśnięcia: trwa dokładnie tak długo, jak długo Ty go nie zmienisz albo nie wyłączysz.

Najczęściej zadawane pytania